Comment automatiser sa prospection ?

Etape 1 : Identifiez ce que vous pouvez automatiser

A/ Concernant les tâches commerciales

Pour rappel, prospecter est une série d’actions vous permettant de transformer vos suspects en prospects afin d’être en situation de les rendre acheteurs.

La différence entre les trois ?

• Votre suspect est un client potentiel de votre cible élargie. Vous ne savez pas encore s’il est un client idéal ou s’il a un besoin, car la discussion n’est pas assez engagée 
• Votre prospect est engagé dans la discussion avec vous, et est identifié comme un client idéal ayant un besoin que vous pouvez résoudre 
• L’acheteur a déjà fait voler les billets

Vos tâches pour prospecter se résument donc en quatre grandes catégories :

• Générer des opportunités (cf leads)
• Engager la discussion
• Qualifier le contact (c’est-à-dire « est-il un client idéal ? »)
• Prendre RDV

NB : il y a un gros débat dans la sphère « Sales » pour définir le terme « lead ». Je prends de plus en plus le parti de ne plus trop utiliser ce terme, car il est trop large. Considérez qu’avec un lead, vous n’êtes pas encore dans le processus de vente : vous essayez encore de le qualifier comme « client potentiel » ou pas.

Entrons un peu dans le détail de ces tâches…

Générer des opportunités correspond clairement à des actions de masse à mener.

Vous accumulez des données mais sans savoir qui fait quoi ou qui est qui. C’est encore une vaste armée de chiffres et de lettres qui ne demandent qu’à être traités.

La deuxième catégorie de tâches – engager la discussion – est plus minutieuse, et vous allez prendre du temps avec chaque contact potentiellement intéressant.

La troisième, à savoir qualifier, est un travail de priorisation des opportunités.

Enfin, la dernière est un boulot de vente : maintenant que vous avez obtenu le rendez-vous, à vous de convaincre votre contact que vous êtes la bonne personne. Il s’agit d’une opération chirurgicale, avec des personnes uniques qui doivent être traitées telles quelles.

Les premières catégories de tâches vont être plus adaptées à l’automatisation. Les dernières resteront un maximum dans le giron de l’humain et du personnalisé.

B/ Vous concernant

Vous êtes l’outil principal de cette belle mécanique : sans vous, aucune prospection n’est envisageable.

Donc, question à 150 millions d’euros : comment faire de vous un élément automatisé de votre prospection ?

La réponse est simple : il s’agit d’organisation, d’état d’esprit et de réflexes.

a) Améliorer votre organisation.

Dans la prospection, tout est affaire de régularité et de rigueur.

Vous devez mettre en place des habitudes qui vont coller à vos contraintes, votre personnalité, votre entreprise et vos clients.

1. Définissez vos objectifs
2. Identifiez vos actions prioritaires
3. Construisez votre organisation en fonction de celles-ci

Certains bloquent des plages horaires deux fois dans la semaine, d’autres font des actions quotidiennes. Pas de méthode miracle : trouvez le bon fonctionnement pour vous.

Ajoutez un peu de challenge en « gamifiant » le process.

Je vous donne mon exemple :

La création de mon contenu est une brique essentielle de ma prospection.

Je bloque tout mon lundi pour le créer et je passe mon samedi matin à programmer mes publications réseaux sociaux.

Le reste de la semaine est un ensemble de taches que je répartis tous les jours pour ne pas louper d’échéance.

Cela vous permettra de faire plus, en moins de temps.

b) Adoptez le bon état d’esprit.

C’est important : mettez-vous en mode « machine » quand vous êtes dans des tâches de prospection.

Je vous invite à écouter ce bonus du Podcast « Nouvelle Ecole », où Jean de la Rochefoucauld explique comment il organise son temps et ses actions. C’est vivifiant !

La rigueur est fondamentale dans l’exécution de ces tâches.

Soyez bien focalisé-e quand vous les faites et respectez vos engagements.

La persistance et la patience seront vos meilleurs alliées.

Voyez toujours à long terme : chaque action vous rapprochera un peu plus de votre objectif final, même si vous ne voyez pas de résultat immédiat. Ayez toujours la volonté de bien faire les choses, ne les faites pas à moitié.

Si une tâche ou une action vous paraît trop compliquée, alors divisez-la en deux, et allez au bout de vos actions.

c) Ayez les bons réflexes.

Instaurez-vous des process et des méthodes pour chacune de vos actions.

Anticipez toutes les situations inhérentes à la prospection :

• Adoptez un discours de présentation cohérent et efficace
• Préparez des réponses aux principales questions que l’on peut vous poser
• Développez des supports pour faciliter votre travail

Cela nécessitera de vous former : apprenez puis exécutez. Régulièrement. De façon à ce que cela devienne des réflexes.

Aujourd’hui, quand un prospect me dit « je vais vous rappeler plus tard », je ne réfléchis plus à comment gérer la situation.

Je sais EXACTEMENT quoi dire.

Je gagne un temps monstre à m’être créé ces réflexes.

Mettre en place ces actions dans ma stratégie de prospection me permet aujourd’hui de déclencher 50 à 100 nouvelles demandes de rendez-vous par mois. En automatique.

Etape 2 : Comment automatiser ?

Maintenant que vous savez ce que vous pourriez automatiser, passez à l’action.

Pour cela, la méthode est la suivante : 

1/ Définissez ce qu’il vous faut automatiser

Parmi toutes les tâches et actions que vous pouvez faire, identifiez celles qui sont nécessaires et celles sur lesquelles vous apportez le moins de valeur.

Clairement, téléphoner à tout l’annuaire est moins important que d’être en rendez-vous avec un prospect qualifié.

De même, vous avez plus d’impact à écrire le contenu d’un article que de refaire sa publication sur les réseaux sociaux toutes les semaines.

2/ Effectuez la vous-même

Au départ, il n’est pas question que vous la fassiez faire. C’est la pire des façons de le déléguer (à un tiers ou à une machine).

Apprenez la mécanique, les blocages, les enjeux.

Une fois que vous maitrisez à peu près la tâche, c’est le moment de l’automatiser (ou de le déléguer).

3/ Mesurez les résultats

La tâche est automatisée : il faut mesurer son fonctionnement. Laissez-la tourner pendant une à deux semaines avant de revenir dessus.

Fixez des critères objectifs à mesurer :

• Les paliers atteints ;
• Le temps gagné ;
• Le nombre de fois où le mécanisme s’est grippé ;
• Le volume d’opérations réalisées

4/ Analysez ces résultats

Maintenant que la mesure est faite, il est temps de savoir si cela était efficace ou non.

Le résultat de l’analyse peut déboucher sur trois options :

1. C’est top, cela me fait gagner un temps fou et j’obtiens les mêmes résultats que si je le faisais moi-même = on passe à l’étape suivante
2. Le gain de temps est incroyable mais les résultats sont très médiocres… = est-ce lié à un mauvais mécanisme, ou était-ce la bonne tâche à automatiser ? De votre réponse dépendra si vous agissez sur le mécanisme ou votre organisation.
3. Ni temps gagné, ni résultat = ne faudrait-il pas le faire soi-même ?

5/ Cherchez à améliorer le process

Maintenant que le process est en place, regardez comment l’améliorer afin qu’il vous apporte toujours plus de résultats en vous prenant moins de temps.

Décortiquez le process et identifiez quelques sous-tâches que vous pourriez améliorer. Puis reprenez la boucle précédente.

6/ Restez en contrôle

Maintenant que l’automatisation est en place, il convient de contrôler régulièrement si tout fonctionne correctement.

Si ce n’est pas le cas, en adoptant une habitude de contrôle hebdomadaire, vous saurez rapidement où sont les défaillances, et comment les corriger.

Petite astuce :

Cela fonctionne bien pour certains (et pour moi-même).

Notez les process sur des documents appropriés. Cela vous permettra de mieux déléguer ces tâches grâce à des ordres de missions clairs et précis.

De plus, cela vous permet de mettre de l’ordre dans vos idées en les schématisant.

Pour aller plus loin sur le sujet, je vous invite à consulter cet article qui retrace les différentes étapes cruciales à une bonne stratégie de prospection.

Etape 3 : Optimisez le tout avec les bons outils

Je vous ai parlé en long et en large d’automatisation. Mais cela n’aura pas beaucoup de sens sans automate !

Voici donc une liste (non-exhaustive) d’outils qui vous permettrait d’automatiser une partie de votre prospection.

Si vous souhaitez une liste plus complète, alors cet article est fait pour vous : La liste des 60 meilleurs outils de prospection

1/ Le CRM

Votre outil commercial principal. Il recense toutes les actions que vous devez mener et toutes les données dont vous pourriez avoir besoin.

Chaque CRM a son lot d’options, d’avantages et d’inconvénients. Je vais vous parler des principaux outils mais vous pouvez trouver une liste exhaustive recensant les 60 meilleurs. A vous de choisir ceux qui vous sont les plus adaptés.

J’utilise pour ma part Pipedrive qui est vraiment intéressant car simple d’utilisation et complet.

Autrement, je m’équipe de Streak pour les clients que je retrouve sur Gmail.

Enfin, j’utilise Agile CRM qui est une version CRM complète, à bon tarif.

Il en existe de nombreux : à vous de trouver celui qui vous convient le mieux.

Note : de nombreux indépendants me demandent s’il est nécessaire d’investir dans un CRM (sous entendu : en quoi cela va me changer la vie ?).

Ce n’est pas tant l’outil en lui-même qui va transformer votre quotidien, mais la démarche commerciale derrière : regrouper toutes les infos, ne pas passer à côté d’échéances de relances importantes, avoir toutes les coordonnées en un seul et même endroit, mesurer ses actions…

Pour comprendre à quel point il est important d’établir une stratégie commerciale lorsque l’on se lance dans l’entrepreneuriat, c’est ici que ça se passe 🙂

2/ Le marketing automation

Vous le connaissez sûrement (parce que vous en avez un peu sur ce blog, je l’avoue).

Si vous avez adopté (et vous auriez raison) une stratégie d’inbound marketing pour générer des opportunités, alors un outil d’automatisation marketing pourrait être optimal.

NB : inbound marketing veut dire que vous mettez en place une stratégie qui attire vos prospects à vous en leur fournissant du contenu gratuit de qualité, leur donnant envie d’en savoir plus.

L’idée est d’avoir un ensemble tout-en-un qui lance des séquences automatisées de mails en fonction des bonus que vos nouveaux abonnés ont téléchargé.

Vous engagez la conversation avec vos suspects, en leur apportant toujours plus de valeur. Et à un moment, vous leur tendez la main pour leur proposer d’aller un peu plus loin dans leur réflexion.

Pour ma part, j’utilise Convertkit, Aweber ou Mailchimp pour mes différents projets, qui sont avant tout des outils d’emailing avec une option d’automatisation.

3/ Sales intelligence

Ce sont des outils costauds, qui vont vous aider à identifier des opportunités sur votre marché en fonction de la Big Data qu’ils engrangent.

Il faut avoir un budget un peu conséquent pour s’en équiper, mais je vous en donne deux réputés : Sparklane et Bypath .

4/ Outils de growth-hacking

Toute une communauté s’est créée il y a quelques années autour du growth hacking. Cette méthode commerciale et marketing consiste à trouver des raccourcis pour optimiser ses mécanismes commerciaux. Elle est surtout issue du milieu des start-ups techno qui ont besoin de nouvelles méthodes pour être connues et reconnues à moindres frais.

Résultat des courses : il existe de nombreux outils géniaux pour vous aider à plus rapidement acquérir de trafic ou convertir dans votre boîte mail.

Je vous en donne quatre qui m’ont été utiles :

1. Zapier : cet outil vous permet d’automatiser des actions entre vos différents outils web. Vous pourriez par exemple regrouper toutes les personnes qui vous mentionnent sur Twitter dans un fichier Google Sheet de manière automatique.
2. Hackisitor : un outil très simple pour augmenter rapidement son nombre de followers Twitter. Vous définissez vos cibles et l’outil les suit pour vous, puis se désabonne si au bout de trois jours ils ne vous ont pas ajouté à leur tour.
3. Hunter.io : l’idée est de retrouver en quelques clics toutes les adresses mails d’un contact ou d’une entreprise. Vraiment pratique.
4. Phantom Buster : cet outil est un web scraper : il recherche sur un site internet toutes les informations disponibles (adresses mail, nom des contacts…) et les regroupe dans un fichier réutilisable.

Maintenant, c’est à votre tour.

Automatiser sa prospection est un processus long, mais salutaire. Cela vous déchargera des tâches où vous n’avez pas grand-chose à apporter, pour vous focaliser là où vous ferez la différence.

Par contre, ne croyez pas que ce soit une solution de facilité. Vous devez d’abord FAIRE avant de FAIRE FAIRE.

Cela vous permettra de comprendre la mécanique afin de bien la déléguer. Faire les choses à l’envers sera la meilleure façon de vous planter.

Pour que vous puissiez adapter la stratégie à votre activité en particulier, je vous invite fortement à consulter cet article présentant 6 façons d’automatiser sa prospection, en fonction de votre métier.

Je suis certain que vous pourrez alors me faire le même retour que Nicolas dont je vous parlais un peu plus tôt :

« Avant, je n’avais aucune idée de comment prospecter, je savais seulement qu’il me fallait développer mon réseau de contacts. J’avais quelques frayeurs parce que je ne savais pas comment m’y prendre. Aujourd’hui, grâce à une stratégie d’automatisation adaptée, je vis beaucoup plus confortablement de mon activité et je suis toujours en train de rencontrer de nouvelles personnes ».

Dites-moi dans les commentaires ci-dessous ce que vous avez automatisé dans votre prospection, et si vous avez d’autres outils pratiques pour le faire.

J’ai hâte de vous lire !