Organiser et rentabiliser son temps quand on est entrepreneur

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La gestion du temps est une chose fondamentale, surtout lorsque l’on est entrepreneur. Il y a tellement de sujets à traiter, de tâches à remplir, de missions à accomplir, de choses à penser … Organiser son temps est vital pour arriver à vos fins. Sans cela, vous aurez « la tête sous l’eau » et il vous sera extrêmement compliqué de remonter à la surface. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir plusieurs méthodes à inscrire dans vos habitudes pour économiser un temps précieux. 

« Je suis sous l’eau »
« Je suis charrette »
« Je suis en pleine période de rush »
« J’ai du mal à en voir le bout »
« Je n’ai pas le temps »

Les expressions ne manquent pas dans notre belle langue française pour dire que l’on est occupé. Que le temps nous manque et que nous avons du mal à l’organiser. 

C’est d’autant plus vrai lorsque l’on se lance dans l’entrepreneuriat. 

Un nombre incalculable de choses se bousculent. Il nous faut les traiter avec le soin et l’investissement qui s’imposent.

La majorité des personnes qui prennent la courageuse décision de se mettre à leur compte en développant leur activité se retrouvent prises de court. 

Et les raisons sont multiples :

  • Mauvaise gestion du temps
  • Mauvaise priorisation des tâches
  • Non-connaissance de certaines tâches à accomplir
  • Oubli de certaines tâches 

Bref, beaucoup d’éléments viennent biaiser la gestion de votre activité. 

À tel point que l’on est tenté de se laisser aller à la folie … 😅

Et pourtant, gérer son temps est une question d’habitude. 

Une habitude que l’on doit adopter, facilitée par l’utilisation de méthodes actionnables et l’appropriation de process adéquats. 

Sachant cela, vous me demanderez certainement : 

  • Et comment suis-je censé(e) procéder dans ce cas ?
  • Quels sont les outils à disposition pour faciliter ma gestion du temps ?
  • Comment traiter la multitude de tâches qui s’annoncent en temps et en heure ?
  • Puis-je devenir quelqu’un d’organisé même si cette qualité ne fait absolument pas partie de mon ADN ?

Autant de questions auxquelles vous trouverez une réponse dans cet article. 

Alors, ne vous faites plus de souci et prenez quelques minutes pour devenir une référence en matière de gestion du temps ! 

Si cela vous parle, alors entrons dans le vif du sujet.

 

ÉTAPE 1 : Priorisez vos tâches


Cet exercice est extrêmement important pour que vous puissiez visualiser vos impératifs. 

Dites vous bien que toute tâche n’est pas urgente et qu’il vous faut savoir leur attribuer un degré d’importance.  

C’est uniquement de cette façon que vous pourrez estimer le temps et le moment à consacrer à vos différentes tâches. 

Si l’exercice vous est difficile, attribuez davantage d’urgence aux missions qui sont source de stress ou de risques. Celles-ci sont à traiter en premier lieu pour que vous soyez dans les meilleures dispositions. 

Pour réaliser vos objectifs, vous devez savoir ce qui relève de l’urgence et ce qui est important. Nous évoquerons un outil qui vous permettra de réaliser facilement cet exercice un peu plus loin dans l’article. 

 

1. Faire une TODO exhaustive

Vous en conviendrez, il paraît logique de se créer un référentiel des choses que l’on doit faire pour s’en rappeler. 

Faire cet exercice permet de ne pas oublier de tâches et d’avoir constamment un visuel dessus. Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

En effet, vous pouvez répertorier votre listing dans un tableau Excel, un éditeur de texte comme Word ou encore ce merveilleux outil qu’est Trello

Pour l’anecdote, chez Destination Clients nous utilisons tous Trello. La version gratuite est amplement suffisante et constitue un gestionnaire de tâches formidable. 

Vous pouvez attribuer des codes couleurs à vos cartes (comprendre “tâches”) en fonction de leur domaine d’appartenance. Partager vos impératifs avec des collègues, insérer des fichiers, identifier des personnes … 

Les possibilités sont nombreuses et particulièrement efficaces. 

L’utilisation de l’outil est relativement simple et ergonomique. 

Enfin, peu importe la façon dont vous procéderez, l’essentiel est que toutes vos missions soient regroupées au même endroit. 

Évitez seulement, si possible, de faire ce regroupement sur une feuille de papier. Ce genre de support se perd facilement ..! 

Vous voyez de quoi je veux parler ? 

N’est-ce pas ? 🙃

L’avantage de réunir toutes vos tâches au même endroit est de ne pas vivre cette situation où l’on se rappelle soudain devoir faire une tâche Y depuis quelques jours. Révélation qui arrive quand vous êtes en train de traiter une tâche X. Et ainsi de suite … 

Avoir un référentiel rassure votre cerveau et lui permet de visualiser mentalement les différentes missions qui vous attendent. 

2. Définir vos objectifs

C’est le nerf de la guerre, les objectifs servent à vous guider dans vos décisions. 

Il est important que vous associez chacune des tâches à un objectif que vous vous êtes fixé. Se fixer un objectif doit donc être un travail à réaliser en amont de l’accomplissement de vos tâches. 

Ce n’est pas un exercice facile et donc si vous souhaitez avoir des conseils sur comment se fixer de bons objectifs, je vous invite à consulter cet article. 

Attention cependant à ne pas en avoir trop. 

Vous savez ce que dit l’adage : “mieux vaut privilégier la qualité plutôt que la quantité”. 

Dans le cas présent, vous pouvez prendre l’expression aux mots. A vrai dire, avoir plusieurs objectifs n’est pas propice à rester concentré sur une seule et unique chose. Votre attention sera morcelée sur les différents buts que vous avez à atteindre. 

C’est pourquoi il est préférable d’en avoir qu’un seul, ou alors vraiment quelques uns. 

Si vous en avez plusieurs, alors nous vous conseillons de les répartir en fonction de leur degré d’importance.

Maintenant, je vais vous présenter quelques outils efficients qui permettent d’optimiser votre gestion du temps. 


ÉTAPE 2 : 
Outils et méthodes pour la gestion de votre temps

1. La matrice d’Eisenhower

Je vous parlais un peu plus tôt d’un outil qui permet de ranger ses tâches en fonction de leur niveau d’importance. 

Il est question de la matrice d’Eisenhower. Je vous conseille fortement d’utiliser cet outil pour vous créer un référentiel, mais aussi pour savoir à quel moment et combien de temps dédier à l’un ou l’autre de vos impératifs. 


Une fois que vous avez reporté vos différentes tâches dans la catégorie associée, vous pouvez commencer à planifier leur résolution.

  • La case en haut à gauche : impératifs à réaliser en premier lieu.
  • En bas à gauche : ce sont des tâches qui ne mobilisent pas énormément de temps mais que vous devez faire rapidement. Si vous en avez l’occasion, essayez de les déléguer.
  • En haut à droite : ce sont les choses à faire qui vous aideront à atteindre vos objectifs définis en amont. Ces tâches sont très importantes.
  • En bas à droite : vous pouvez ignorer toute cette catégorie et faire disparaître les tâches que vous y associez.

À noter que cette matrice est aussi bien utilisable dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle. –

2. La méthode “The One Thing”

Cette méthode a été élaborée et partagée à travers un livre écrit par Gary Keller et Jay Papasan.

Aujourd’hui très connu, le One Thing a fait ses preuves car il a su tenir ses promesses. À savoir réussir tout ce que l’on entreprend à condition de rester concentré sur l’essentiel, et de faire une seule chose à la fois. 

L’exercice consiste à éliminer toutes les distractions, c’est-à-dire tout ce qui n’est pas en lien avec l’atteinte de vos objectifs. Par exemple, lorsque vous avez une tâche à remplir en urgence et qu’elle est important, dédiez l’entièreté de votre concentration à sa réalisation. 

Exemple de mise en situation : 

Vous devez vous former au copywriting. Vous savez que c’est une compétence cruciale pour vous et votre activité étant donné que vous vous apprêtez à mettre en place une nouvelle campagne de mailing. 

Vous ne pouvez pas faire appel aux services d’un copywriter parce que le budget ne le permet pas. Et de toute façon, vous préférez que cette campagne soit écrite par vous. 

Alors, pour acquérir de bonnes compétences en écriture persuasive, vous devez suivre une formation en ligne et faire des exercices. En plus de gérer vos clients, votre entreprise, la famille … 

Dans ce cas de figure, la méthode One Thing consisterait à vous accorder 1h tous les matins pour vous entraîner au copywriting. 

Afin d’éviter toute distraction, vous devrez : 

  • Couper votre téléphone
  • Ne recevoir personne dans votre bureau
  • Ne pas ouvrir vos mails avant et pendant que vous vous exercez
  • Ne pas ouvrir d’autres onglets sur internet que celui correspondant à votre formation

En vous forçant à faire cela, votre attention sera dédiée à 100% à votre formation. Vous augmenterez drastiquement votre capacité d’écoute, d’assimilation et donc vos compétences. 

 

Ça c’est de l’état d’esprit 💪🏼

Et donc, cette méthode vient en complément de la matrice d’Eisenhower. Les tâches urgentes et importantes peuvent être traitées en utilisant le One Thing. 

Dans ce cas de figure, la tâche est urgente car vous êtes sur le point de lancer votre newsletter et il faut qu’elle en jette ! 🤩

Elle est aussi importante car inscrite dans votre stratégie de communication et donc dans le développement de votre activité : c’est une mission de fond

En allant à l’essentiel en traitant un sujet plutôt que d’autres, vous clarifiez votre quotidien et donc votre gestion du temps. 

3. Plan des 90 jours de Stan Leloup

Fondateur de Marketing Mania, Stan Leloup a développé la méthode des 90 jours pour optimiser la productivité et l’efficacité. 

Cette méthode permet de savoir si vous devez persévérer sur un plan ou en changer. 

Pour ce faire, il est essentiel d’attribuer une date de péremption (effective au bout de 3 mois) à l’accomplissement de votre objectif. 

Pourquoi 3 mois ? 

Parce que cette durée n’est ni trop courte, ni trop longue pour en tirer des conclusions objectives sur les résultats que vous obtenez. 

Par exemple, si vous avez pour projet de créer votre blog en vous fixant pour objectif de publier un article par semaine. Vous saurez au bout de 90 jours si votre blog génère du trafic et donc de l’intérêt. Ou au contraire, s’il ne suscite aucun résultat … 

En n’appliquant pas la méthode des 90 jours, vous pourriez écrire 2 articles et les publier sur votre blog et vous décourager en voyant que votre site n’enregistre aucun trafic. Dans ce cas, vous ne pourrez pas connaître l’évolution de votre blog si vous n’allez pas au bout des 3 mois. 

Cette méthode a aussi pour vertu de vous permettre d’être relativement flexible

Je m’explique. 

Si votre premier plan sur l’année 2020 (1er janvier au 1er avril) ne marche pas, vous pourrez partir sur un nouveau plan pour le trimestre suivant. Vous avez donc 4 possibilités sur l’année de mettre en place de nouvelles choses pour votre activité, et juger de leur efficacité. 

N’oubliez pas que, si votre premier plan (ici la mise en ligne d’un blog) ne fonctionne pas sur la période fixée, vous n’êtes pas obligé(e) de le laisser de côté et en entamer un nouveau. Vous pouvez tout à fait remanier vos process et malgré tout maintenir votre idée de lancer un blog, mais en changeant de stratégie de contenu par exemple. Et ce sera reparti pour 3 mois de test. 

En faisant cela, vous pourrez définir si votre axe de développement est suffisamment intéressant pour le maintenir. 

Les bénéfices psychologiques de la méthode sont d’autant plus intéressants. 

En admettant que vous ayez défini 4 plans différents sur l’année parce que l’idée d’origine ne fonctionnait pas, vous allez pouvoir en tirer une analyse objective. Et surtout, pendant que vous ferez le nécessaire pour atteindre les objectifs fixés par votre plan, vous ne serez pas constamment en train de remettre en question son utilité. 

En vous fixant un cadre périodique, vous savez que de toute façon il y a 3 mois à consacrer à cette mission pour juger de son intérêt dans le développement de votre activité. 

Votre cerveau sera rassuré car il aura assimilé qu’il faut fournir 90 jours d’efforts et que, si en fin de compte ça ne fonctionne pas, vous aurez le loisir de repenser votre trajectoire actuelle. 

Il est donc très important d’aller jusqu’au bout de vos projets en leur donnant un cadre de 90 jours pour avoir un avis objectif. 


ÉTAPE 3
: Des habitudes à prendre 

La gestion de son temps est aussi et surtout une question d’habitudes. 

En effet, si les conseils et méthodes suivants seront quelque peu difficiles à adopter au début, il vous faudra en faire des automatismes. Cela viendra avec le temps. 

C’est à ce moment là que vous aurez une idée du gain de temps et de productivité obtenu. 

1. Attribuez des codes couleurs à votre agenda

Maintenant que c’est clair dans votre tête, vous savez ce que vous avez à faire. Vous allez logiquement reporter le tout dans votre agenda. 

Je ne vous apprends rien, c’est essentiel pour prioriser et donner un délai à l’accomplissement de vos tâches. 

Néanmoins, il vous faut attribuer des codes couleurs en fonction de leur domaine d’appartenance. 

Faciliter le travail à votre cerveau en prenant toutes les dispositions pour le faire est un exercice qui doit être inscrit dans votre quotidien. Ce doit être machinal, instinctif. 


Votre agenda doit être un support que vous avez plaisir à consulter. Il doit être clair et très visuel.

2. Aménager son espace de travail

C’est essentiel pour travailler dans de bonnes conditions. 

Il serait judicieux de ranger votre bureau la veille pour le lendemain afin de retrouver un espace de travail ergonomique, favorisant de bonnes conditions. 

Rangez votre bureau en faisant du tri dans vos documents, en jetant ce qui doit l’être … Mettez tous les principaux éléments à leur place afin de revenir dans un espace sain.

3. Privilégier le matin pour les tâches urgentes et importantes

En effet, le matin correspond au moment où l’on sort de notre sommeil. Comme vous le savez, le sommeil se veut réparateur et régénérateur

C’est donc à ce moment que notre esprit et notre corps sont fins prêts pour attaquer une nouvelle journée. 

« Je vous attends, ça va faire mal » 💪

Les premières heures de la journée sont celles où nos capacités sont dans les meilleures dispositions. En partant de ce postulat, vous devez dédier vos matinées à l’accomplissement des tâches importantes et urgentes, celles qui mobilisent le plus de concentration de votre part. 

4. S’accorder du temps libre 

S’accorder des pauses est très important pour une bonne gestion de la productivité. Nous ne sommes pas des machines, alors prenez le temps de lever le pied en faisant du sport, vous reposer, partir en vacances. 

Ce palier de décompression peut être aussi utile pour faire le bilan de vos accomplissements et, si nécessaire, revoir votre stratégie. 

En effet, le métier d’entrepreneur implique de devoir prendre de la hauteur sur l’activité et de réfléchir aux axes de développement vers lesquels tendre. Je vous conseille de dédier, chaque semaine, un créneau sur lequel concentrer votre attention vers cet unique objectif.

Vous pouvez aussi en profiter pour vous former en vue d’acquérir de nouvelles compétences. Ou tout simplement pour passer du temps avec vos proches. C’est essentiel pour vous recentrer sur vous même.  

Si vous envisagez de vous former sur votre stratégie commerciale, ou définir votre stratégie de prospection, nous ne saurions que trop vous conseiller de suivre celle de Destination Clients. 😉 

Pour finir…

Savoir organiser son temps pour être productif et rentable est la pierre angulaire de l’entrepreneuriat. 

C’est un exercice particulièrement compliqué quand on sait le nombre de choses à accomplir lorsque l’on est indépendant. Cependant, si vous suivez les conseils évoqués dans l’article, que vous utilisez les outils évoqués et que vous vous appropriez ces méthodes, la procrastination ne sera plus votre bête noire. 

Fini les oublis, la casquette de l’entrepreneur qui effectue plusieurs tâches simultanément. Fini les “Je n’en vois pas le bout”, “Je suis constamment sous l’eau” … 

Devenez maître de votre emploi du temps en inscrivant des process d’organisation dans vos habitudes. Découvrez les outils comme la Matrice d’Eisonhower et faites en sorte de les utiliser chaque jour. 

Le gain de temps et une affaire de routine. C’est un ensemble de gestes instinctifs qui doivent former un cercle vertueux de rentabilisation de votre temps d’entrepreneur. 

N’oubliez pas de définir vos objectifs en amont pour donner du sens à votre emploi du temps. Soyez clairvoyant sur le temps à investir en fonction de vos différentes tâches et forcez-vous à les prioriser. 

 

Si vous avez des questions, que vous rencontrez des difficultés à gérer votre temps, je vous invite à m’en faire part dans les commentaires ci-dessous. 

En attendant, je vous souhaite de mieux aérer votre quotidien en ayant une meilleure gestion de votre emploi du temps. 

Je vous dis à très vite ! 😁

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